Kommunikation á la Eu.
För att få en liten inblick i hur det är att arbeta med kommunikations och samhällsfrågor i EU besöktes vi av Elisabeth Idermark. Hennes föreläsning var snarare en rapport från verkligheten än en traditionell föreläsning, vilket hon själv påpekade.
Elisabeth Idermark är möteskoordinater under tiden som Sverige har ordförandeskapet i EU (hösten 2009). Hon arbetar på ett sekretariat (MKO) som är skapat endast för ordförandeskapet, som ett projekt med en tydlig början och slut. MKO:s uppgift är att sköta logistiken kring de 113 möten som kommer att genomföras under perioden. MKO har i sin tur flera grupper under sig som hjälper dem att genomföra allt det praktiska kring ett möte. Det verkar vara en mycket väl fungerande organisation där alla vet precis vad de ska göra. Jag tror att det är en förutsättning för att en såpass stor organisation ska kunna fungera, att strukturen är hierarkisk.
När man ser EU möten på TV eller i tidningar där ministrar möts och skakar hand kan det se ganska spontant ut. I själva verket är det inte så spontant utan varje del i ett sådant möte är planerat in i minsta detalj berättade Elisabeth Idermark. Var ministrarna ska stå och exakt när de ska skaka hand är i på förhand bestämt och de flesta moment är in planerade endast för pressen. Det känns lite som en teater där alla vet vad ska göra enligt manus, ibland har ministrarna kanske dessutom ett skriftligt manus att följa. Allt kräver förberedelser och inget lämnas åt spontana lösningar.
Det är allmänt känt att svenskar är bra på att organisera. Detta är något som märks tydligt under Sveriges ordförandeskap menar Elisabeth Idermark. Alla möten som anordnas ska även ha en svensk prägel och där den svenska funktionaliteten har en viktig roll. Mötena får inte heller vara för överdådiga vilket även det känns ganska svenskt, att vara ”lagom”. Eftersom mötena hålls i Sverige måste de sända ut rätt budskap. De budskap som kommuniceras ut under EU-möten och sammankomster är även de värderingar som deltagarna kommer att förknippa med värdlandet. Om inte ord och handling stämmer överens skapas dubbla budskap vilket jag tror sänker trovärdigheten. Med andra ord: Kommunikation är viktigt! Elisabeth Idermarks roll som möteskoordinator blir därför ganska väsentlig i sammanhanget.
Elisabeth Idermark har flera faktorer att ta hänsyn till vid planering av ett möte. Det som kanske är mest framträdande är den grafiska profilen. En kommunikations avdelning har arbetat konsekvent med färgsättning för exempelvis kläder, möbler och lokaler. Sverige har skapat en logga som för samman EU flaggan med de svenska färgerna, även den ska synas genomgående. Jag anser att det är viktigt att lägga stor vikt vid den grafiska profilen, eftersom det är vad deltagarna kanske först lägger märke till. Det grafiska är det som ramar in mötet och ger en viss stämning. Allting kommunicerar och därför måste varenda del vara genomtänkt så att det passar in helheten. Mattelart & Mattelart (1998) för fram att det inte går att inte kommunicera. Kommunikation är en ständigt pågående process som bland annat involverar vårt sociala beteende. Jag menar att även fysiska ting kommunicerar och är en del av budskapen som mottagare tar del av.
Jag tror att det är viktigt för oss som framtida media managers att vara medvetna om att skapa en helhet. Detta gäller vilket företag, organisation eller projekt man arbetar inom. Det ska finnas en tydlig målsättning som ger förutsättningar för arbetat och de ska synas genomgående. Det ska vara självklart att leva som man lär. Om ett företag exempelvis har ett starkt varumärke måste dess värderingar genomsyra hela organisationen, kanske framförallt ledningen. På så sätt skapas ett trovärdigt intryck vilket är viktigt när det gäller mötet med kund eller deltagare.
Julia Luttrup
Mattelart, A & Matterlart, M (1998) Theories of Communication - a short introduction. SAGE Publications
